Nota fiscal eletrônica: passo a passo para começar a emitir!
- Luan Fazio
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O processo de emissão de nota fiscal é essencial para qualquer negócio. Trata-se de uma rotina repetitiva, que quando feita de forma manual e análoga, pode resultar em uma grande perda de tempo e dinheiro.
Porém, uma solução já comum no mercado, e muito mais simples e ágil, é a nota fiscal eletrônica.
Quando se fala de pequenos e microempreendedores, ainda existem muitas dúvidas quando o assunto é emissão dessas notas fiscais eletrônicas.
Pensando nisso, elaboramos aqui um guia completo com tudo que você precisa saber sobre o tema, além do passo a passo para você realizar o processo. Confira a seguir:
O que é a nota fiscal e qual seu objetivo?
A Nota Fiscal (NF) é um documento oficial que funciona como um registro das vendas de um produto ou serviço, por parte de um negócio.
Para isso, trata-se de uma atividade obrigatória para qualquer tipo de transação, pois permite que o Fisco recolha os impostos corretos sobre as transações da empresa.
Caso contrário, o negócio lida com a possibilidade de penalizações por sonegação de impostos.
Do lado do empreendedor, a emissão da NF ajuda com a gestão financeira, pois traz um registro de todas as entradas e saídas, faturamento com as vendas e os impostos pagos.
Já do lado do cliente, trata-se de um comprovante oficial da compra de um produto, ou serviço. Isso ajuda com a solicitação de trocas, garantias ou devolução em caso de problemas.
Atualmente, já é mais comum o uso da alternativa digital (nota fiscal eletrônica ou NF-e) por grande parte dos negócios. Em alguns estados, como SP, por exemplo, a emissão de NF em papel já não é mais válida.
E para isso, existem 5 variações da NF-e que você precisa conhecer. Vamos listá-las a seguir:
Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?
1- Nota fiscal eletrônica (NF-e)
Considerada a versão mais comum, a NF-e é mais indicada para negócios que tratam com venda de produtos e que precisam pagar ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), como do comércio.
Sua validação é feita de acordo com a autorização feita pelo SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do estado em que a empresa foi registrada, e pela assinatura digital por parte do emissor.
2 – Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)
Como o nome indica, a nota fiscal de serviços eletrônica é indicada para o registro da prestação de serviços.
Criada para substituir a antiga Declaração de Serviços, a NFS-e normalmente é emitida automaticamente, diretamente dos sistemas integrados à plataforma da prefeitura.
Caso contrário, a empresa de serviços pode receber um documento temporário, o Recibo Provisório de Serviços (RPS) e registrá-lo junto a prefeitura.
3 – Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
O conhecimento de transporte eletrônico é uma nota fiscal feita para transações do segmento de transporte rodoviário de carga.
Seu grande objetivo é reduzir a chance de diferenças entre os registros nas notas, e nos produtos transportados nos veículos.
A validação do CT-e é feita por assinatura digital e permissão do Sefaz.
4 – Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
Usada no varejo para registrar uma venda direta ao cliente, a nota fiscal do consumidor eletrônica diminui os custos de obrigações acessórias e melhora o controle fiscal por parte do negócio.
Em resumo, esse documento tem como objetivo confirmar que produto ou serviço foi adquirido pelo consumidor, assim como seus custos.
5 – Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)
A nota fiscal avulsa eletrônica é uma variação da NF indicada para empresas que possuem pouca frequência de vendas, e não são obrigadas a emitir uma NF-e.
Muito usada por microempreendedores individuais , a NFA-e pode ser emitida diretamente do site do Sefaz.
Os 3 grandes benefícios da nota fiscal eletrônica
Agora que já conhecemos os principais tipos de nota fiscal eletrônica, o próximo passo é entender quais são as vantagens de implementar esse formato de documentação:
Maior controle sobre a gestão financeira e fiscal
Com a digitalização dos documentos, todos os dados sobre entradas, saídas, tributos e produtos vendidos serão armazenados no sistema.
Isso permite que o negócio possua uma visão completa, e precisa, sobre todas as informações necessárias para o controle financeiro.
Então, o uso da NF-e é uma grande solução para evitar que ocorram problemas causados pela desorganização e erros humanos no registro de movimentações da empresa.
Produtividade
Um dos grandes benefícios da digitalização de qualquer parte de um negócio é evitar a perda de tempo com processos manuais e repetitivos.
Dito isso, usar a nota fiscal eletrônica na sua empresa remove a necessidade do preenchimento manual dos dados, permitindo que um software realize todo o processo de forma automática.
Isso quer dizer mais agilidade, e portanto, produtividade por parte de toda a equipe envolvida.
Redução de gastos
Outra consequência da digitalização da documentação, como a nota fiscal, é diminuir a necessidade do uso de papel, e componentes para a impressora.
Especialmente quando se lida com milhares de documentos por mês, esses custos podem acumular e se tornarem um peso significativo nas contas do negócio.
Então, chega de usar e armazenar aquela papelada por anos, e vamos começar a usar cada vez mais sistemas digitais. O nosso planeta também agradece!
Como emitir nota fiscal eletrônica no seu negócio
O próximo passo é entender como funciona o processo de emissão da NF-e. Vamos listar a seguir o passo a passo, que pode ser feito 100% online:
1 – Qual nota fiscal eu devo emitir?
Essa é a primeira pergunta que você deve fazer. Confira a lista que trouxemos acima e selecione a opção compatível ao seu segmento.
Se a sua empresa lida com serviços, a resposta está na NFS-e. Caso comercialize produtos, a NF-e é a mais indicada, e assim por diante.
2 – Cadastre-se no portal do governo
A próxima etapa na emissão de qualquer tipo de nota fiscal eletrônica é o credenciamento junto ao órgão responsável no seu estado ou cidade.
Para a NF-e, você deverá se cadastrar no site da Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ). Já para NFS-e, o processo é feito na prefeitura do seu município.
Alguns dos documentos necessários incluem o CPF/RG e o contrato social do negócio.
3 – Adquira um certificado digital
Um passo essencial para que suas NF-e tenham validade jurídica é a aquisição de um certificado digital.
Trata-se de um documento eletrônico que funciona como assinatura digital que garante a autenticidade da realização de transações online.
Para isso, você deve adquirir o seu certificado por meio das Autoridades Certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Isso inclui o Serasa, Caixa Econômica Federal, Experian, SERPRO e a Receita Federal.
4 – Contrate um sistema emissor de NF-e
Para realizar a emissão, você precisará escolher uma plataforma emissora. Trata-se de um tipo de software com funções específicas para a emissão, que pode ser diretamente integrada aos seus sistemas de gestão já existentes na empresa.
No mercado já existem diversas opções, gratuitas e pagas, que resolvem a necessidade. Para isso, avalie exatamente o que você precisa na sua operação, e compare com as funcionalidades oferecidas pelos sistemas.
Uma boa sugestão gratuita é o emissor do Sebrae.
5 – Emita a nota fiscal
Agora que você já possui o cadastro no sistema do governo, o seu certificado digital e um sistema de emissão, só falta a parte mais importante: começar a emitir as suas notas fiscais eletrônicas.
Para isso, entre no seu software e procure a função de “Emitir NF-e”, ou semelhantes, e preencha os campos com os dados do cliente.
E pronto! Viu como é simples?
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